Wszyscy pracodawcy zobowiązani są do odprowadzania należnych składek ubezpieczeniowych za każdego pracownika, wypłacania wynagrodzenia , a także odprowadzania zaliczki na PIT z każdego wynagrodzenia. W jaki sposób prawidłowo prowadzić kadry w działalności gospodarczej?
Kadry to jeden z najważniejszych działów w księgowości przedsiębiorstwa, zatrudniających sporą liczbę osób. W nich obliczane są wynagrodzenia, składki ubezpieczeniowe i zaliczki na pit. Tworzone są z dokumentów zawierających wszelkie niezbędne, w celach naliczenia wynagrodzenia netto, podatkowych i składkowych, dane umożliwiające wyliczenia, które posłużą do stworzenia rocznych deklaracji podatkowych i składkowych. Do podstawowych dokumentów kadrowych należy kartoteka wynagrodzeń, składająca się z listy płac pracowników.
Kartoteka wynagrodzeń musi składać się z takich informacji jak:
- dane o zatrudnieniu ( data zawarcia, ewentualna data zakończenia umowy, rodzaj umowy)
- dane o wynagrodzeniu ( dodatki, premia, płaca zasadnicza, nagrody i inne)
- dane osobowe osoby zatrudnionej (imię i nazwisko, imię ojca, nazwisko rodowe, PESEL, data urodzenia, miejsce urodzenia, rodzaj dokumentu tożsamości, seria i numer dokumentu tożsamości, imię matki, NIP, drugie imię)
- dane adresowe osoby zatrudnionej ( miejscowość, ulica, numer domu, kod pocztowy, telefon, gmina, poczta, województwo, kraj, numer mieszkania, powiat)
Lista płac
To rodzaj dokumentu księgowego, występujący w rachunkowości, potwierdzający naliczenie wypłaty dla pracowników, wraz ze wszelkimi obowiązującymi składkami uiszczanymi zarówno przez pracowników, jak i pracodawcę. Musi ona posiadać stałe elementy, czyli:
- podpisy osoby akceptującej i sporządzającej
- oznaczenie albo nazwę listy płac
- nazwę pracodawcy
- zapis o ilości przepracowanych godzin w danym miesiącu
- miesiąc, którego dotyczy
- nr stron
- zapis o wysokości uiszczonych składek ubezpieczeniowych
- zapis o przyznanych prowizjach
- zapis o wynagrodzeniu brutto i netto
- zapis o wysokości wymiaru podstawy
- wykaz godzin przepracowanych nadliczbowo
- zapis o wysokości uiszczonej zaliczki na pit
- datę sporządzenia
- zapis o zwolnieniach L4 za dany miesiąc
- zapis o przyznanych nagrodach
- zapis o przyznanych premiach